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Notre conseils pour optimiser votre classement et archive au sein de votre entreprise

Le classement et l'archivage sont des étapes essentielles dans la vie d'une entreprise, car elles permettent un gain de temps et de productivité lorsqu'elles sont bien réalisées. C'est pourquoi nous avons développé une gamme de boite archive pour vous aider dans le rangement de vos dossiers.

Bien entendu, la possession d'une boite de classement ne suffit pas à ce qu'un classement soit réalisé de manière efficace. Il est important d'avoir une méthodologie et une réflexion pour avoir le meilleur rangement possible. Hyperburo vous dévoile donc quelques conseils pour vous aider à faire le tri.

Qu'est-ce qu'un bon rangement ?

Afin de voir comment ranger ses archives, il faut dans un premier temps identifier quels sont les objectifs et critères d'un bon rangement. Nous en avons sélectionné trois :

- Un bon rangement doit contenir toutes les informations relatives au projet : en effet, les documents contenus dans une pochette ou boite a archive doivent être complets pour pouvoir être réutilisés ou consulter rapidement par un collaborateur.
- Dans la même perspective de gain de temps, un rangement complet ne veut pas dire un rangement avec tous les documents liés de près ou de loin avec le projet. Il faut ainsi faire un tri en amont pour enlever tous les documents superflus, tels que les exemplaires doubles ou encore les brouillons.
- Enfin, le classement doit évidemment être ordonné. Il n'y a pas de méthode spécifique, mais il faut que votre classement respecte une logique spécifique et compréhensible de tous : une personne extérieure au projet doit être capable de retrouver le document qu'elle cherche. L'ordonnancement peut se faire de manière alphabétique, par thématique, etc...

Quels sont les outils à disposition pour réaliser son classement ?

Pour tout ce qui est rangement physique, Hyperburo a prévu une gamme de boite classement et boite archive pour vous aider à vous y retrouver. Il est à noter que l'on peut faire une distinction entre classement et archive : le classement concernera ainsi plutôt les dossiers en cours tandis que l'archivage correspond au dossier qui ont été réalisés et sont désormais clos. Par conséquent, plusieurs formes de rangements vont s'appliquer.

Pour du classement, on privilégiera plutôt des rangements peu volumineux, flexible et maniable. Vous retrouverez ainsi :

- Les trieurs pour un rangement très ponctuel
- Les boites de transfert pour un espace plus important et une ouverture totale permettant un accès aisé aux documents
- Les boites de classement pour un rangement dans une armoire et une consultation un peu moins fréquente

Pour les archives, il est d'usage d'opter pour une boite archive : il s'agit d'une boite cartonnée dans laquelle il est possible de mettre une quantité importante de documents. Cette boite est destinée à être stockée ensuite pour une longue période.